Digitalisierung – Belegvernichtung: ja oder lieber doch nicht?

Digitalisierung – Belegvernichtung: ja oder lieber doch nicht?

Grundsätzlich können Papierbelege nach ordnungsgemäßer Umwandlung in ein elektronisches Format vernichtet werden. Bei der Umwandlung dürfen keine Informationen verloren gehen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten betreffend Papierrechnung gelten sinngemäß, die Archivierung muss in einem revisionssicheren Archiv erfolgen (bei BGR vorhanden). Eine gewöhnliche Festplatte/Server ist nicht ausreichend.

Die digitale Aufbewahrung der Belege sorgt für mehr Übersichtlichkeit, mehr Platz in den Büroräumlichkeiten und für eine schnelle Verfügbarkeit jedes benötigten Beleges. Wenn wir das für Sie übernehmen, können Sie über einen Webaccess jederzeit und von überall darauf zugreifen.

Im Gegensatz zu Papierbelegen ist es auch denkbar, dass von vorneherein Belege und Rechnungen ohnehin nur digital vorhanden sind („E-Rechnung“). Diesfalls müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Zur Gewährleistung dieser Kriterien dienen beispielsweise ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren (quasi Rechnungskontrolle) oder die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Eine Unterschrift oder ein Stempel müssen dabei nicht vorhanden sein. Hinsichtlich digitaler Archivierung gibt es keinen Unterschied zur Situation bei Papierbelegen.

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Stand: 27. November 2019